La Resolución Ministerial N° 021-2012/MINSA, que aprueba la "Directiva Administrativa que Ordena la Actividad de los Fedatarios del Ministerio de Salud" establece entre sus Definiciones Operativas la siguiente:
"DOCUMENTO AUTENTICADO.- Copia de un documento original cuya fidelidad ha sido verificada por el Fedatario Institucional, otorgándole validez pública a través de su respectivo sello de fedatario para la realización del trámite al interior de la institución".
En tal sentido, el FEDATARIO Administrativo, es quien comprueba la fidelidad y autentica el contenido de la copia de un documento original, y certifica la firma previa verificación del documento de identidad del suscriptor, a fin de ser utilizados exclusivamente en los procedimientos y actuaciones administrativas ante las diferentes dependencias de la institución.
Es decir la práctica rutinaria que se viene observando en los establecimientos tanto públicos como privados en relación a que los pacientes soliciten copia total o parcial de su Historia Clínica previa autenticación a cargo del Fedatario de cada institución, es un acto que no tendría validez alguna para ningún trámite fuera del propio Establecimiento de Salud que lo realiza.
Sin embargo, cuando el documento para autenticar es la Historia Clínica deben cumplirse algunas recomendaciones establecidas en la Directiva N° 005-2008-AGN/DNDAAI del Congreso de la República "Normas para la Foliación de Documentos Archivísticos en los Archivos Integrantes del Sistema Nacional de Archivos". A continuación expondremos las más relevantes para el tema que nos atañe:
- La foliación se efectuará en números arábigos y no deberá utilizar a continuación de la numeración para cada folio, letras del abecedario o cifras.
- La numeración que se le asigne a cada folio, deberá ser consecutiva, es decir sin omitir ni repetir números.
- El foliado se podrá realizar mediante un sello estandarizado, en el ángulo superior derecho de la cara recta del folio en el mismo sentido del documento, otra alternativa es el uso de lápiz de mina negra y blanda tipo HB o B y por otro lado podría utilizarse el bolígrafo de tinta negra insoluble.
- La foliación se realizará de adelante hacia el final, de tal manera que la primera hoja del escrito y demás hojas serán foliadas en forma correlativa.
- El número asignado a cada folio deberá escribirse de manera legible y sin enmendaduras.
- No se foliará el reverso o la cara vuelta de las hojas ya foliadas
Se foliarán:
- Toda la documentación en soporte de papel, es decir las hojas útiles que contengan escritos, dibujos y otro tipo de información.
- Cuando las unidades documentales, contengan documentos en distintos soportes al papel, como por ejemplo: cassetes, CD, videos, audios, etc., deberán numerarse con una hoja llamada "HOJA DE TESTIGO O REFERENCIA CRUZADA", anotándose en esta hoja su respectivo número de folio, lo que permitirá dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen.
- Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares deberán colocarse en un SOBRE DE PROTECCIÓN o unidad de conservación que permita realizar la foliación sobre él, evitándose de ésta manera su degradación.
La foliación rectificada, será anulada mediante:
- Una raya oblicua, evitando los tachones y/o borrones
- La correcta foliación debajo del sello y o foliado a mano incorrecto
- Colocar el término "VALE"
- A continuación firma, nombres y apellidos y cargo del trabajador responsable de la gestión documentaria
Este breve resumen del procedimiento para la Autenticación de copias y los pasos previos a seguir para poder hacerlo de forma correcta, deseo sirva como apoyo para la labor diaria en los establecimientos de salud y además como soporte a la labor que desarrollan cotidianamente los Auditores Médicos.
1. Resolución Ministerial N° 012-2012/MINSA que aprueba la Directiva Administrativa N° 188-MINSA-SG-V.01, "Directiva Administrativa que Ordena la Actividad de los Fedatarios del Ministerio de Salud".
2. Directiva N° 005-2008-AGN/DNDAAI, "Normas para la Foliación de Documentos Archivísticos en los Archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos" publicado por el Congreso de la República.
1. Resolución Ministerial N° 012-2012/MINSA que aprueba la Directiva Administrativa N° 188-MINSA-SG-V.01, "Directiva Administrativa que Ordena la Actividad de los Fedatarios del Ministerio de Salud".
2. Directiva N° 005-2008-AGN/DNDAAI, "Normas para la Foliación de Documentos Archivísticos en los Archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos" publicado por el Congreso de la República.
